Lo que «subir a la IA» hace en realidad
Cuando subes un archivo de Excel a una IA en la nube, lo normal es que su contenido se procese en los servidores del proveedor y que, en ciertos casos, se use para entrenar modelos a menos que te opongas. Solo unas pocas herramientas trabajan en local: tu archivo no sale nunca de tu equipo Windows. En esta guía se ve, sin rodeos, qué queda al descubierto con cada enfoque y cómo comprobarlo tú mismo.
Subir un archivo no es un acto aislado, sino una cadena: el archivo viaja por la red, se guarda en la infraestructura del proveedor, se procesa y, según la configuración, se conserva el tiempo suficiente como para volver a usarse. Cada eslabón de esa cadena es un punto distinto donde puede producirse una exposición, y por eso la pregunta por la privacidad no se responde con una sola palabra.
Estos dos enfoques son las dos caras de una misma imagen, la de cómo trabaja la IA dentro de Excel: la herramienta en la nube necesita que tu archivo llegue hasta su servidor, mientras que la local no tiene que enviarlo nunca.
Herramientas en la nube: lo que ven y lo que guardan
| Proveedor | Entrenamiento por defecto | Conservación | Región | Fuente de la política |
|---|---|---|---|---|
| OpenAI (ChatGPT) | Activado por defecto en chats personales; en la API, desactivado | ~30 días desde que borras | EE. UU.; opción de UE para empresas | políticas de openai.com |
| Anthropic (Claude) | En planes personales está activado salvo que te opongas; en empresa/API, desactivado | ~30 días tras el borrado; hasta ~5 años (anonimizados) si se permite el entrenamiento | EE. UU. | legal de anthropic.com |
| Microsoft (Copilot, M365) | Desactivado en contratos comerciales; los chats personales pueden ser revisados | ~18 meses en el Copilot de consumo; en empresa lo configura el administrador (p. ej., 30 días) | Región a elegir en planes de empresa | privacidad de microsoft.com |
| Google (Gemini, Workspace) | Desactivado para datos de empresa en Workspace, salvo que lo actives | Se puede configurar | Región a elegir en planes de empresa | policies.google.com |
Tanto estos valores por defecto como las cifras de conservación son los que cada política declara en el momento de redactar este texto, y varían según el plan, la región, el borrado y si aceptas o no el entrenamiento: las fuentes de abajo son las que conviene consultar. Las mismas cuatro herramientas salen también en la parte de subida de datos de la comparativa entre las principales IA para Excel.
El entrenamiento por defecto es la primera pregunta porque marca la diferencia entre que tus fórmulas se lean una vez para responder a un prompt o que acaben integradas en un modelo que después las reproduzca. Las herramientas que vienen desactivadas también guardan el archivo para atender la petición, así que la distinción no es ni mucho menos trivial: cambia aquello en lo que pueden convertirse tus datos.
Política de privacidad de OpenAI: cómo excluir tus datos del entrenamiento de ChatGPT y sus plazos de conservación.
Política de privacidad de Anthropic: el valor por defecto de Claude en entrenamiento y cómo oponerte en planes personales y de empresa.
Declaración de privacidad de Microsoft: las condiciones aplicables a Copilot y a Microsoft 365.
Política de privacidad de Google: cómo trata Google los datos de Gemini y Workspace.
Ejecución local: nada sale de tu equipo
La ejecución local quiere decir que el libro se procesa en tu propio dispositivo: sin subir el libro, sin suscripción y sin ningún fondo de entrenamiento. El libro no sale nunca de tu equipo, lo que elimina la exposición de raíz: en un servidor no hay nada que se pueda filtrar ni reutilizar.
Que sea local no significa que la herramienta se quede quieta: el motor local lee tus celdas, interpreta la petición y escribe los resultados; lo que no se mueve es el libro, que se queda en una sola máquina. La actividad de red se reduce a la conversación con el modelo y a las comprobaciones de actualización del software, y por ahí no viaja el libro.
Mica detalla en su página de seguridad y privacidad con exactitud qué procesa el enfoque local-first y cómo puedes verificarlo por tu cuenta: como puedes revisar el plan antes de que se ejecute y la respuesta local es instantánea, esa afirmación se confirma en el uso diario.
Cómo revisar la política de datos de cualquier herramienta
- Localiza el entrenamiento por defecto: ¿tu plan permite por defecto que tus datos se usen para entrenar modelos, y tienes forma de desactivarlo?
- Mira la conservación: ¿cuánto tiempo se guardan los archivos que subes y qué pasa cuando borras un chat o un archivo?
- Infórmate sobre la región: ¿en qué servidores se alojan tus datos y puedes escoger la región con tu plan?
- Separa la ejecución del consejo: ¿la herramienta trabaja dentro de tu archivo (acceso más profundo) o solo te genera texto para pegar? Y si ejecuta, ¿lo hace en la nube o en tu equipo?
- Pruébalo por tu cuenta: lanza una tarea y confirma que el libro ha cambiado en tu equipo, o mira el paso del plan antes de que se ejecute nada; lo que dice la política y lo que hace la herramienta deben coincidir.
Si los datos son sensibles o la región está restringida
Si tu libro contiene datos de clientes, datos financieros o datos regulados, subirlo a la nube conlleva un riesgo que ninguna casilla puede eliminar del todo: si hay una brecha o cambia una política, no está en tu mano. Para quien está en zonas donde el acceso a la nube está restringido o es inestable, el mismo problema tiene una cara más afilada: los servicios de IA en la nube pueden exigir una cuenta, una conexión estable o una región de servidor que complica el cumplimiento normativo.
Para el trabajo sujeto a regulación, la prueba práctica es sencilla: si un archivo no puede salir del edificio ni de la región, la única opción que cumple esa restricción por arquitectura y no por contrato es una herramienta que nunca lo envía. Por eso existe la categoría local-first: no por preferencia de funciones, sino como la salida para esos datos que no puedes mover.
En disponibilidad global y uso por regiones se explican con detalle la cuenta, la conectividad y la situación regional.
Preguntas frecuentes
¿Es seguro subir datos financieros a ChatGPT o Copilot?
Depende de tu plan y de la política vigente en cada momento: los planes de empresa suelen dejar tus datos fuera del entrenamiento y permiten elegir región, mientras que los chats personales funcionan con otros valores por defecto. Sirven los pasos para revisar la política que tienes más arriba.
¿Una herramienta local como Mica sube algo a algún sitio?
No. Mica procesa tu libro en tu propio dispositivo; no se sube ningún archivo de libro y no hay suscripción ni fondo de entrenamiento.
¿Puedo usar sin conexión una IA para Excel en la nube?
No: una herramienta en la nube necesita que tu archivo llegue a su servidor, y eso exige conexión. Una herramienta local como Mica mantiene el libro en tu equipo y solo necesita conexión para la conversación con el modelo; el archivo en sí no se sube, y esa es precisamente la propiedad para la que está pensado el enfoque local.