Qué hace realmente «subir a la IA»
Subir un archivo de Excel a una IA en la nube suele significar que el contenido del archivo se procesa en los servidores del proveedor —y en algunos casos se usa para entrenamiento salvo que te des de baja—. Solo un grupo pequeño de herramientas procesa en local: tu archivo nunca sale de tu equipo Windows. Esta guía explica exactamente qué expone cada enfoque y cómo verificarlo.
Una subida no es un acto único: es una cadena. El archivo se transmite por la red, se almacena en la infraestructura del proveedor, se procesa y, en algunas configuraciones, se conserva el tiempo suficiente para reutilizarse. Cada eslabón de esa cadena es un lugar distinto donde puede ocurrir una exposición, y por eso la pregunta sobre privacidad no tiene respuesta de una sola palabra.
Los dos enfoques son las dos mitades del panorama de cómo funciona la IA para Excel: una herramienta en la nube necesita que tu archivo llegue a su servidor, mientras que una local nunca tiene que enviarlo.
Herramientas en la nube: qué ven y qué almacenan
| Proveedor | Entrenamiento por defecto | Retención | Región | Fuente de la política |
|---|---|---|---|---|
| OpenAI (ChatGPT) | Activado por defecto en chats personales; desactivado para la API | ~30 días tras el borrado | EE. UU.; opción UE en planes de empresa | políticas de openai.com |
| Anthropic (Claude) | Activado en planes personales salvo que te des de baja; desactivado para empresa/API | ~30 días tras el borrado; hasta ~5 años (anonimizados) si se permite el entrenamiento | EE. UU. | legal de anthropic.com |
| Microsoft (Copilot, M365) | Desactivado en contratos comerciales; los chats personales pueden revisarse | ~18 meses para Copilot de consumo; configurable por el administrador en empresa (p. ej. 30 días) | Opciones de región para empresa | privacidad de microsoft.com |
| Google (Gemini, Workspace) | Desactivado para datos de empresa de Workspace salvo que se active | Configurable | Opciones de región para empresa | policies.google.com |
Estos valores por defecto y cifras de retención son los que declara cada política en el momento de escribir esto, y cambian según el plan, la región, el borrado y la aceptación del entrenamiento; las fuentes de abajo son contra lo que hay que verificar. Las mismas cuatro herramientas aparecen en la subida de datos de la comparativa de las principales herramientas de IA para Excel.
El entrenamiento por defecto es la primera pregunta porque es la diferencia entre que tus fórmulas se lean una vez para responder a un prompt o se integren en un modelo que las reproduzca después. Las herramientas desactivadas por defecto siguen almacenando el archivo para procesar la petición, así que la distinción nunca es trivial: cambia en qué puede convertirse tu dato.
Política de privacidad de OpenAI — los términos de exclusión del entrenamiento y de retención de ChatGPT.
Política de privacidad de Anthropic — el entrenamiento por defecto de Claude y la exclusión para planes personales y de empresa.
Declaración de privacidad de Microsoft — los términos de Copilot y Microsoft 365.
Política de privacidad de Google — el tratamiento de datos de Gemini y Workspace.
Ejecución local: lo que nunca sale de tu equipo
La ejecución local significa que el libro se procesa en tu dispositivo: sin subida del libro, sin suscripción, sin pool de entrenamiento. El libro nunca sale de tu equipo, lo que elimina la exposición **en la raíz**: no hay nada en un servidor que pueda filtrarse o reutilizarse.
Local no significa que la herramienta esté inerte: el motor local lee tus celdas, evalúa la petición y escribe los resultados, pero el libro en sí se queda en una sola máquina. La actividad de red es la conversación con el modelo y las comprobaciones de actualización del software, y **ningún tráfico de ese lleva el libro**.
página de seguridad y privacidad de Mica documenta exactamente qué procesa el enfoque local-first y cómo puedes verificarlo tú mismo: la revisión del plan y la respuesta local instantánea convierten esa afirmación en algo que puedes confirmar en el uso diario.
Cómo comprobar la política de datos de una herramienta
- Busca el entrenamiento por defecto: ¿tu plan permite que tus datos se usen para entrenar modelos por defecto, y puedes desactivarlo?
- Comprueba la retención: ¿cuánto tiempo se guardan las subidas y qué ocurre cuando borras un chat o un archivo?
- Pregunta por la región: ¿qué servidores alojan tus datos y puedes elegir la región en tu plan?
- Separa ejecución de consejo: ¿la herramienta se ejecuta en tu archivo (acceso más profundo) o solo genera texto que pegas? Y si ejecuta, ¿lo hace en la nube o en tu equipo?
- Pruébalo tú mismo: ejecuta una tarea y confirma que el libro cambió en tu equipo, o mira el paso del plan antes de que algo se ejecute; la política y el comportamiento deben coincidir.
Para datos sensibles o regiones restringidas
Si tu libro contiene datos de clientes, financieros o regulados, la subida a la nube conlleva un riesgo que **ninguna casilla elimina del todo**: una brecha o un cambio de política están fuera de tu control. Para usuarios en regiones con acceso restringido a la nube hay una versión más afilada del mismo problema: los servicios de IA en la nube pueden exigir una cuenta, una conexión estable o una región de servidor que complica el cumplimiento.
Para el trabajo regulado, la prueba práctica es sencilla: si un archivo **no puede salir del edificio o de la región**, una herramienta que nunca lo envía es la única opción que satisface la restricción **estructuralmente** en lugar de contractualmente. Por eso existe la categoría local-first: no como una preferencia de funciones, sino como la respuesta para datos que no puedes mover.
disponibilidad global y uso regional cubre en detalle la cuenta, la conectividad y el panorama regional.
Preguntas frecuentes
¿Es seguro subir datos financieros a ChatGPT o Copilot?
Depende de tu plan y de la política vigente: los planes de empresa suelen excluir tus datos del entrenamiento y ofrecer elección de región, mientras que los chats personales tienen otro valor por defecto. Aplican los pasos de comprobar la política de arriba.
¿Una herramienta local como Mica sube algo?
No. Mica procesa tu libro en tu dispositivo; no se sube ningún archivo de libro, y no hay suscripción ni pool de entrenamiento.
¿Puedo usar la IA para Excel en la nube sin conexión?
No: una herramienta en la nube necesita que tu archivo llegue a su servidor, lo que exige conexión. Una herramienta local como Mica mantiene el libro en tu equipo y solo necesita conexión para la conversación con el modelo; el archivo en sí no se sube, que es la propiedad para la que está construido el enfoque local.