「上傳到 AI」實際上做了什麼
把 Excel 檔案上傳到雲端 AI，通常代表檔案內容會在服務商的伺服器上被處理，而且某些情況下，如果你沒有主動選擇退出，還會被拿去訓練。只有一小批工具是在本機處理：你的檔案永遠不會離開你的 Windows 電腦。這篇指南會說清楚每種做法各自暴露了什麼，以及你要怎麼驗證。
一次上傳不是單一動作，而是一條鏈：檔案要在網路上傳送、存放在服務商的基礎設施上、被處理，而且在某些設定下會保留到足以被再次利用。這條鏈上的每一環，都是一個可能發生暴露的獨立環節，這就是為什麼隱私這個問題沒辦法用一句話回答。
這兩種做法，就是 Excel AI 怎麼運作 這張全景圖的兩半：雲端工具必須讓你的檔案送達它的伺服器，而本機工具從來不需要把檔案送出去。
雲端工具：它們看到與儲存什麼
| 服務商 | 訓練預設值 | 保留期 | 區域 | 政策來源 |
|---|---|---|---|---|
| OpenAI（ChatGPT） | 個人對話預設開啟；API 預設關閉 | 刪除後約 30 天 | 美國；企業方案可選歐盟 | openai.com 政策 |
| Anthropic（Claude） | 個人方案預設開啟，除非你主動選擇退出；企業/API 預設關閉 | 刪除後約 30 天；若允許訓練，最多約 5 年（已去識別化） | 美國 | anthropic.com 法律頁 |
| Microsoft（Copilot、M365） | 商業合約下預設關閉；個人對話可能被審閱 | 消費版 Copilot 約 18 個月；企業版可由系統管理員設定（例如 30 天） | 企業版可選區域 | microsoft.com 隱私權 |
| Google（Gemini、Workspace） | Workspace 商業資料預設關閉，除非啟用 | 可設定 | 企業版可選區域 | policies.google.com |
這些預設值與保留期數字，是各家政策在撰寫當下的說法，而且會隨方案、區域、刪除方式與是否加入訓練而變動；下面列出的來源，才是你該拿去核對的依據。同樣這四款工具，也出現在主流 Excel AI 工具那篇對照中的 資料上傳 一節。
訓練預設值之所以是第一個問題，是因為它區分了兩種情況：你的公式只是被讀一次、用來回答一個提示，還是被併進一個模型、日後由模型把它們重現出來。預設關閉的工具，仍然會儲存檔案來處理你的請求，所以這個區別從來都不是小事，它牽動的是你的資料可能變成什麼。
OpenAI 隱私政策：ChatGPT 的訓練退出設定與保留條款。
Anthropic 隱私政策：Claude 的訓練預設值，以及個人與企業方案的退出方式。
Microsoft 隱私權聲明：Copilot 與 Microsoft 365 的條款。
Google 隱私政策：Gemini 與 Workspace 的資料處理方式。
本機執行：什麼永遠不會離開你的電腦
本機執行代表活頁簿在你的裝置上處理：不上傳活頁簿、不需要訂閱、不進訓練池。活頁簿永遠不會離開你的電腦，這就從源頭移除了暴露，伺服器上根本沒有東西會遭到入侵，也沒有東西能被重複利用。
本機不等於這個工具毫無作用：本機引擎會讀你的儲存格、評估你的請求，再把結果寫回去，但活頁簿本身始終留在同一台機器上。網路活動就是與模型的對話，以及軟體的更新檢查，而這些流量沒有任何一個會把活頁簿帶出去。
Mica 的安全與隱私頁面 寫明了本機優先的做法具體處理哪些東西，以及你要怎麼自己驗證：你可以先審閱計畫、又能立刻得到本機回應，所以這個說法在日常使用中就確認得到。
怎麼查看一款工具的資料政策
- 找出訓練預設值：你的方案預設允許把你的資料拿去訓練模型嗎？而你又能把它關掉嗎？
- 查看保留期：上傳的內容會存多久？你刪掉一段對話或一個檔案時，又會發生什麼事？
- 問清楚區域：你的資料放在哪些伺服器上？你的方案能不能自己選區域？
- 把執行和建議分開看：這款工具是在你的檔案裡執行（存取權限更深），還是只產生文字讓你貼上？如果它真的會執行，那是在雲端進行，還是在你自己的電腦上？
- 自己實測一次：跑一個任務，確認活頁簿是在你的電腦上被改動的；或者在它執行任何動作之前，盯著那一步計畫看，政策應該和行為對得上。
碰上敏感資料，或是雲端存取受限的地區
如果你的活頁簿裡有客戶資料、財務資料或受監管資料，那麼雲端上傳就帶著一個沒有任何勾選框能徹底消除的風險：一次資料外洩、或一次政策變更，都不是你能掌控的。對雲端存取受限地區的使用者來說，同一個問題還有更尖銳的版本：雲端 AI 服務可能要求你開帳號、要有一條穩定的連線，或者要選一個讓合規變得更麻煩的伺服器區域。
對受監管的工作來說，實用的判準很簡單：如果一份檔案不能離開這棟大樓或這個地區，那麼一個永遠不把它送出去的工具，就是唯一從結構上（而不是從合約上）滿足這項限制的選擇。本機優先這個品類之所以存在，原因就在這裡：它不是一種功能偏好，而是給那些你搬不動的資料的答案。
全球可用性與地區使用 詳細說明了帳號、連線和地區這三方面的情況。
常見問題
把財務資料上傳到 ChatGPT 或 Copilot 安全嗎？
這要看你的方案，也要看當時生效的政策：企業方案通常會把你的資料排除在訓練之外，並提供區域選擇，而個人對話的預設值則不一樣。上面那幾步「查政策」的方法都適用。
像 Mica 這樣的本機工具，會上傳任何東西嗎？
不會。Mica 在你的裝置上處理活頁簿，不會上傳任何活頁簿檔案，也沒有訂閱或訓練池。
雲端 Excel AI 可以離線使用嗎？
不行。雲端工具必須讓你的檔案送達它的伺服器，這就需要連線。像 Mica 這樣的本機工具會把活頁簿留在你的電腦上，只有與模型對話時才需要連線；檔案本身不會上傳，而這正是本機做法從一開始就為了它而設計的特性。