所谓「上传给 AI」，实际上会发生什么
把一份 Excel 文件交给云端 AI，一般就意味着文件内容要在服务商的服务器上处理一遍；有些情况下还会被拿去训练模型，除非你主动退出。只有少数工具走本地处理这条路：文件从不离开你的 Windows 电脑。这篇指南把两种做法各自暴露了什么、又该怎么验证，逐条讲清楚。
上传从来不是单一动作，它是一条链：文件先通过网络传出去，再存到服务商的基础设施上，然后被处理；某些配置下还会保留得足够久，久到能被再次使用。链条上的每一环，都是一个可能出事的地方。所以隐私这个问题，没法用一两个词回答。
这两种做法，正好是 Excel AI 的工作原理 那张图的两半：云端工具得让文件送到它的服务器，本地工具则从来不必把文件发出去。
云端工具：看得到什么，又会留下什么
| 服务商 | 默认是否用于训练 | 保留多久 | 服务器区域 | 政策出处 |
|---|---|---|---|---|
| OpenAI（ChatGPT） | 个人对话默认开启，API 默认关闭 | 删除之后约 30 天 | 美国；企业套餐可选欧盟 | openai.com 政策 |
| Anthropic（Claude） | 个人套餐默认开启，除非主动退出；企业版和 API 默认关闭 | 删除后约 30 天；若允许用于训练，最长可达约 5 年（已做去标识化处理） | 美国 | anthropic.com 法律页 |
| Microsoft（Copilot、M365） | 商业合同下默认关闭；个人对话可能被人工审阅 | 消费版 Copilot 约 18 个月；企业版由管理员配置（例如 30 天） | 企业版可选区域 | microsoft.com 隐私 |
| Google（Gemini、Workspace） | Workspace 商业数据默认关闭，除非主动启用 | 可自行配置 | 企业版可选区域 | policies.google.com |
表里的默认值和保留期，照的都是各家政策在撰写当时的说法，会随套餐、区域、删除方式以及是否加入训练而变。想核对的话，下面列的来源才是你该拿去核对的依据。这四款工具同样也出现在主流 Excel AI 工具那篇对比的 数据上传那一节 里。
为什么把训练默认值放在第一个问？因为它决定了你的公式只是被读一次、用来回答一个提问，还是被并进模型里、日后再由模型把公式复现出来。默认关闭的工具，仍然要存下文件才能处理你的请求，所以这个区别从来都不是小事：它改变的是你的数据可能变成什么。
OpenAI 官方隐私政策：ChatGPT 的训练退出与保留条款。
Anthropic 官方隐私政策：Claude 的训练默认值，以及个人版和企业版的退出方式。
Microsoft 官方隐私声明：Copilot 与 Microsoft 365 的条款。
Google 官方隐私政策：Gemini 与 Workspace 的数据处理方式。
本地执行：哪些东西从不离开你的电脑
所谓本地执行，就是工作簿在你的设备上处理完毕：不上传工作簿、不需要订阅、不进训练池。工作簿从不离开你的电脑，暴露从源头上就不存在了，服务器上没有任何东西可泄露，也没有任何东西能被拿去复用。
本地并不代表工具就闲着：本地引擎会读你的单元格、判断你的请求、再把结果写回去，但工作簿本身始终留在同一台机器上。联网只发生在两件事上：跟模型对话，以及检查软件更新；这些流量都不携带工作簿。
Mica 讲安全与隐私的那一页 写明了本地优先这种做法具体处理什么，以及你怎么自己验证 —— 计划先交给你审阅、本地响应即刻返回，所以这个说法在日常使用里就能确认。
一款工具的数据政策，该从哪儿查起
- 先弄清楚训练默认值：你这个套餐是不是默认就把数据拿去训练？能关掉吗？
- 再看保留期：上传的东西会存多久？删掉一个对话或文件之后，又会发生什么？
- 还要问清区域：你的数据落在哪些服务器上？这个套餐能不能自选区域？
- 把执行和建议分开看：工具是在你的文件里动手（权限更深），还是只写一段文字让你自己粘贴？如果它真会执行，是在云端还是在你电脑上？
- 最后自己测一遍：跑个任务，确认工作簿是在你电脑上改的；或者在它执行前，先看清楚那一步计划 —— 政策应该和行为对得上。
涉及敏感数据，或所在地区云访问受限
如果你的工作簿里有客户数据、财务数据或者受监管数据，云端上传就带着一个没有任何勾选框能彻底消除的风险：一次泄露、一次政策变更，都不在你掌控之中。对所在地区云访问受限的用户来说，同一个问题还更尖锐：云端 AI 服务可能要求你有账号、有稳定连接，或者要求一个让合规变复杂的服务器区域。
受监管的工作，判断方法很简单：如果一个文件不能离开这栋楼或这个地区，那么一个从来不发送它的工具，就是唯一从结构上（而不是从合同上）满足这条约束的选择。本地优先这个品类就是因此存在的：它不是一种功能偏好，而是给那些你没法挪动的数据准备的答案。
关于全球可用性与地区使用 这一页把账号、连接和地区这三方面讲得很细。
常见问题
ChatGPT 或 Copilot 处理财务数据，安全吗？
这要看你的套餐，也要看当时哪一版政策在生效。企业版一般不会拿你的数据去训练，区域也能自己选；个人对话的默认做法则不同。上面那套查政策的方法，这里同样用得上。
像 Mica 这类本地工具，到底会不会上传什么？
不会。Mica 全程在你的设备上处理工作簿，工作簿文件一个都不上传，也不需要订阅，更不进训练池。
云端 Excel AI 断网还能用吗？
不能。云端工具得先让你的文件送到它的服务器，所以必须联网。像 Mica 这样的本地工具把工作簿留在你电脑上，只有跟模型对话时才需要联网；文件本身不上传，而这正是本地做法天生就是为此而建的那个性质。